Организаторам балов (Злобная Пахмутова, заметки)

Символ Веры
Или
Как Всё Сделать, Чтоб Было Цивильно


- Так ведь разруха же, Филипп Филиппович…
^{Безответственное высказывание}


Любой из нас с лёгкостью необыкновенной может перечислить основные признаки любого развлекательного публичного мероприятия, если оно рассчитано не на новых русских. Во-первых, оно открывается обязательным официальным выступлением одного или нескольких толстых пожилых мужчин в скверно сшитых костюмах, за которым следует столь же обязательное пение "под фанеру" какого-нибудь русского народного хора, после чего на сцену выпускают рок-группу третьей свежести и молодящуюся певицу в мини-юбке. На некотором отдалении от сцены размещают ларьки с пивом, ларьки с чебуреками и несколько голубеньких кабинок, которые публика берёт штурмом, несмотря на характерное амбре. Возле кабинок дежурят зловещего вида дамы в ангорских кофтах с анилиновым макияжем, вокруг которых бегают детишки с воздушными шариками и коловращаются приблудные бомжи. Можно фыркать и брезгливо морщиться, но подобные гулянья (концерты, Дни города, авиасалоны) посещает далеко не один пролетариат. Даже самым прожжённым снобам хоть раз доводилось толкаться в очереди за пивом и переминаться с ноги на ногу на подступах к ангорской тёте.
Про ролевиков разговор отдельный. Гордые эльфы в хайратниках зачастую не помнят, что первая заповедь не имеет к убийствам никакого отношения и гласит: "Мойте руки перед едой". Скорбно промолчу про "Зиланткон" и "БлинКом" с их непередаваемой атмосферой, непригодной для дыхания и требующей непрерывной нутряной дезинфекции. Метод сам по себе приятный, но накладные расходы повышает. На предмет соблюдения санитарии, гигиены и экологических норм на полевых играх больше подходит не скорбное молчание, а злобное рычание, но это, опять-таки, отдельный разговор.
Ближайшая задача нашего клуба - не дотянуть уровень проводимых мероприятий ДО (реконструкторского, новорусского, европейского), а оторвать ОТ совкового и плебейского в отношении так называемых facilities - удобств и необходимых мелочей. Театр начинается с вешалки. Дама в кринолине из простыни, пожирающая сухую лапшу под аккомпанемент "Клинского" из горла - это, всё-таки, не эталон…

Давайте создадим эталон.
Эталонная аудитория у нас имеется - к нам приходят студенты, аспиранты, преподаватели МГУ и других московских и подмосковных вузов. По идее, именно балы учёных и художников были наиболее весёлыми и интересными в начале двадцатого века и в пятидесятые годы. Основную их прелесть составляли не стерляди в буфете, а лёгкая, непринуждённая и доброжелательная атмосфера.
Наша задача - сделать золотолесские балы основным событием сезона не только и не столько для ролевиков, а для существенной части университетской молодёжи, интересующейся нестандартными (пассеистскими) формами проведения досуга - будь то танцы, старинная музыка или историческая реконструкция. Аудитория турниров иная, но существуют единые требования, соблюдение которых совершенно необходимо.
Ниже следует перечисление этих требований и подробные инструкции по их соблюдению.

Помещения

Если устраивается бал или турнир, несмотря на разную специфику и аудиторию мероприятий, во всех случаях необходимы несколько дополнительных помещений помимо основного (бального зала или турнирной арены). Это рекреационная зона (или комната), буфетная, дамская гардеробная, мужская гардеробная, камера хранения и курительная.

Рекреационная зона

Рекреационная зона на балу служит для проведения музыкального салона, карточных игр и отдыха. Во время турнира наличие рекреационной зоны позволяет "оттянуть" из зала публику, которая желает не смотреть на бои, а просто беседовать со знакомыми. Это помещение, где проводятся так называемые "тихие игры", стоят стулья и диваны для праздношатающихся. Здесь же, по идее, должен проводиться и музыкальный салон во время бала, но с этим могут возникнуть затруднения - не всегда удаётся получить второе помещение на весь бал и неизвестно, удастся ли установить рояль. Главное, чтобы было достаточное количество сидячих мест и карточные столы. В репринтном издании книги "Хороший тон" есть некоторые рекомендации по поводу "тихих игр", которые я постараюсь набрать и поместить отдельным материалом.

Инвентарь: разные виды бумаги для игр и преферанса, ручки, 2-3 колоды карт, скотч, ножницы.

Конкурсы и подарки

Обычно проводится конкурс на лучшие костюмы в различных категориях. Главное - заручиться согласием кого-нибудь из реконструкторов или почётных гостей взять на себя судейство. Насчёт призов для прошедшего бала было высказано множество идей, в результате остановились на традиционных бальных аксессуарах: веер, бабочка. Можно было ещё подумать, но время поджимало. Вторым дамским призом стал чайник с чаем. В Москве немало мест, где можно недорого купить очень милые вещицы, даже художественной работы, но сошлись на том, что подарок должен быть хотя бы в малой степени функциональным. Из предложенных вариантов:

" фонарик со свечой;
" бальный набор для кавалера: перчатки и бабочка;
" набор шоколада;
" сувенирное заварочное ситечко (в виде ягоды или зверька);
" блокнот, ежедневник или записная книжка;
" фарфоровая статуэтка;
" флакон духов.

Идеальным вариантом была бы любая сувенирка с символикой клуба, но у нас её пока нет.
Да, ещё: для вальса с цветком нужно обязательно купить розу! (Ворон сбегает). И канифоль надо купить, чтобы у кавалеров ботинки не скользили.

Почта

С так называемой ангельской почтой у нас на этот раз не заладилось (хотя был вариант выпустить голым Купидоном Василиска). Полагаю, всё дело в крыльях. Для добровольцев обязательно нужны крылышки, блоки бумаги и ручки, чтобы они могли предложить гостям отправить послание интересующей особе.


Гардероб и камера хранения

Сейчас у нас есть возможность пользоваться услугами штатных гардеробщиц, так что верхнюю одежду гости оставляют в гардеробе ДК. С бабушкой-гардеробщицей надо договориться за два-три дня через сотрудников ДК и заплатить ей денежку вперёд (эти расходы нам обязаны списать).
Гардеробные необходимы главным образом тем гостям, которые желают сменить цивильный костюм на маскарадный или просто снять лишнюю одежду. К счастью, нежелательных инцидентов с одеждой, оставленной в гардеробных, у нас (насколько мне известно) пока не было, но стоит подумать насчёт дублирования функций камеры хранения, а именно введения номерков и дежурных в гардеробных.
Под дамский гардероб мы ни разу ещё не получали нормального помещения, но, в идеале, там должны быть стулья, диванчики, стойки или крюки, на которые можно повесить костюмы на плечиках. Пол в гардеробной перед балом необходимо подмести и расстелить по углам газеты, куда можно поставить грязную уличную обувь.
То же относится и к мужской гардеробной.

Камера хранения устраивается в отдельном изолированном (не проходном!) помещении или отгороженном углу. Из мебели необходим стол и стулья для дежурных, тумбочки, столы (диваны) или подиумы для размещения вещей. Идеальный вариант, конечно же - шкафчики или полки, но это уж по возможности. Вообще, подойдёт любая доступная мебель. Основное ограничение: у гостей не должно быть впечатления, что их вещи свалены как попало. В камере хранения вещи ХРАНЯТСЯ и надо всячески стараться, чтобы так оно и было. По крайности вещи можно сложить на полу, предварительно подстелив обёрточную бумагу, обои или газеты в несколько слоёв. Желательно, чтобы разложенные вещи не были видны всем, кто проходит мимо - для этого можно поставить ширму.
Нельзя допускать присутствия в камере хранения посторонних лиц, кроме охраны и организаторов бала (турнира).
Номерки в камере хранения - парные ламинированные карточки. Одна из них крепится на вещи (бейдж с зажимом), другая выдаётся на руки.
Желательно постоянное присутствие в камере хранения двух человек. Дежурства должны быть расписаны ЗАРАНЕЕ на всякий пожарный случай.

Инвентарь: номерки, ручки, бумага, ножницы, скотч, мобильный телефон.

Курительная

По идее, курение во всех помещениях Культурного Центра запрещено, но если очень хочется, то можно на лестницах, и там даже стоят урны с пепельницами. Гостей нужно всячески ориентировать на то, что курить можно, только если ОЧЕНЬ хочется и только в отведённом месте. В принципе, нормальная курительная - это комната с хорошей вентиляцией, где следует поставить стулья, пепельницы и несколько урн или, по старой школьной методе - жестяных вёдер с водой на донышке. Пока курилка на лестнице, и нужно соблюсти три основных момента: чтобы гости не бросали окурков в лестничный пролёт, не тушили их об стену и не выходили с сигаретами в коридор. Нужно как-то решать вопрос с освещением - завхоз объяснял, что вкрутить там ничего нельзя. Как вариант - повесить лампы-прищепки, розетки есть в коридоре и женском туалете, удлинитель дотянуть можно.

Инвентарь: лампы-прищепки, удлинитель, вёдра, пепельницы.

Туалеты

Туалеты, которые предоставляет в наше распоряжение администрация ДК, можно назвать в целом пристойными, если бы не одно но: там постоянно неисправны краны, нет (и в помине не было никогда) мыла и туалетной бумаги, хотя и то и другое полагается, и, по некоторым сведениям, даже есть в наличии у завхоза. Ещё там скверно пахнет и грязные сиденья на унитазах. Это кажется многим из нас, в совке выросших, естественным, НО ТАК БЫТЬ НЕ ДОЛЖНО ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ. Основной источник специфического амбре составляют небрежно отмытые унитазы и полные мусорные корзины в кабинках. Неприятное впечатление довершают замызганные зеркала и грязные раковины. Дело уборщицы - отмыть всё "в первом приближении" чтобы показать, что зарплату она отрабатывает. В её задачи не входит доводить туалет до нормального гигиенического состояния. Мы же должны сделать так, чтобы и нам и гостям было КОМФОРТНО, и все смело могли пользоваться туалетом так же, как у себя дома. Если кто-то думает, что это невозможно, он глубоко ошибается. Даже такие элементарные вещи как мытьё посуды и чистка туалетов требуют определённых КУЛЬТУРНЫХ НАВЫКОВ. Которые никогда не поздно приобрести.

Итак, что нужно сделать, степ бай степ:

" за несколько дней до бала, в рабочий день, проверить состояние кранов и унитазов и, если они текут (или наоборот, не текут) совсем уж неприлично, нажаловаться вахтёрше (упирая на разбазаривание народных средств), чтобы она вызвала сантехника. Сантехник придёт минимум через сутки (двое), так что остаётся надежда, что сломать по новой до нас не успеют;
" уборка должна начаться за 2-3 часа до прихода гостей;
" все мусорные корзины вытряхнуть, положить в них чистые пластиковые мешки, полные мешки вынести;
" оттереть по возможности дверцы кабинок от надписей (хлоркой получается);
" пластиковые сиденья на унитазах снять (не поднять, а снять), промыть хлоркой, вытереть насухо, промыть хлоркой под сиденьями и под ободком унитазов, протереть слабым дезинфицирующим раствором стены кабинок;
" вымыть с моющим средством пол в кабинках и перед дверьми кабинок;
" если одна из кабинок неисправна, нужно обязательно закрыть дверь и повесить табличку с соответствующей надписью;
" отчистить щёткой или губкой раковины, по возможности стереть пятна со стен возле зеркала и раковин;
" тщательно протереть зеркало;
" вымыть с моющим средством пол в умывальниках;
" по возможности проветрить и побрызгать везде освежителем воздуха;
" собрать оставшиеся клубные моющие средства, перчатки, щётки в мешок и сдать ответственному лицу, инвентарь ДК отнести на место, откуда взяли;
" за полчаса до начала мероприятия разложить мыло, салфетки, туалетную бумагу;
" необходимо, чтобы назначенные лица периодически заходили и проверяли, всё ли в порядке;
" по окончании мероприятия вынести скопившийся мусор и проследить, чтобы краны были закрыты, а свет - выключен.

Моющие средства

" туалетная бумага приобретается из расчёта 1 рулон на каждую кабинку + 2 запасных на каждый туалет;
" жидкое мыло - 1 флакон на каждый умывальник + 1 дополнительный на каждый туалет;
" при отсутствии сушилки бумажные полотенца - 1 рулон на каждый умывальник + 1 запасной на каждый туалет;
" хлорное моющее средство из расчёта 1 литровая упаковка на каждый туалет + 1 запасная;
" поролоновые губки - по одной на каждого дежурного;
" резиновые перчатки - по паре на каждого дежурного;
" освежитель воздуха - 1 флакон с мятным или лавандовым запахом, они лучше всего забивают хлорку;
" мешки для мусора - 1 пачка на каждый туалет, 1 на буфет + 1 дополнительная. Мешки лучше брать большие.

Что-то из перечисленного у нас уже запасено, что-то надо будет докупить. В конце мероприятия ответственные лица пересчитывают оставшийся инвентарь и разбирают по домам - пока у нас нет никакой каптёрки.

Буфет

Отдельного помещения под буфет, как правило, не бывает - либо это уголок бального зала, либо рекреационной зоны. Совмещение рекреационной зоны и буфета вообще нежелательно, потому что преферансисты или флиртующие парочки автоматически превращаются в завсегдатаев буфета, что для турнира, может быть, и неплохо (поскольку там буфет платный, но, с другой стороны, продукты могут кончиться раньше срока), а для бала - просто катастрофа. На последнем балу размещение буфета было достаточно удачным, разве что удлинители пришлось тянуть аж с вахты - но скверная проводка, это, к сожалению, общая беда Главного здания, где её не меняли с 1953 года.
Основные принципы размещения буфета: посетители не должны толпиться, посетители не должны задерживаться. Подача должна осуществляться быстро и аккуратно, минимум с двух столов. На подаче постоянно должно быть два человека + один на подхвате.
На балу напитки подаются постоянно, закуски выносятся порциями. На турнире, где буфет платный, подача и напитков и закусок осуществляется непрерывно. Столы, на которых готовятся бутерброды, вообще "кухонная" часть не должна быть видна гостям. "Наряды" на предоставление досок, ножей, чайников и других вещей, которые нужно принести из дома, распределяются ответственным за буфет ЗАРАНЕЕ с учётом страховочных вариантов. Если кто-то что-то забудет, буфет не должен остаться с одним-единственным ножом и обломком разделочной доски.
Что касается набора продуктов, фантазию буфетчика ограничивают, в первую очередь, финансовые соображения - это касается, главным образом, буфетов на балах, где подача закусок и напитков бесплатная, но также и платных буфетов на турнирах, поскольку расходы нужно оптимизировать. Наша "целевая аудитория" - такие же студенты и небогатые яппи как мы, и наценка должна быть разумной.

Продукты:

" в буфете обычно подаются пирожные (2-3 вида), бутерброды (2-3 вида, обычно колбаса и сыр), конфеты или мелкие шоколадки, печенье, фрукты, соки, айс-ти, минеральная вода, цитронада, чай или кофе;
" закупка продуктов и напитков длительного хранения (колбасы, сыра, соков в пакетах, минеральной воды, конфет) производится не позже, чем за три дня до мероприятия; закупка хлеба, фруктов, печенья и пирожных либо с утра, либо накануне. Бутерброды нарезаются за несколько часов до начала бала (турнира) и, так сказать, в процессе. Заказ на пирожные в столовой МГУ оформляется не позже, чем за два дня.
" При закупке продуктов нужно учесть один важный момент: в супермаркетах системы "Метро" и других крупных торговых сетях любят и умеют обсчитывать покупателей, особенно если сумма достаточно крупная. Был прецедент, когда моим друзьям, закупавшимся на Новый Год, вместо бутылки растительного масла пробили коробку (16 бутылок). При сумме покупок 5-6 тысяч рублей могут запросто насчитать лишних 2-3 тысячи, что для нас критично. К концу смены продавцы и кассиры обычно "раскидывают" продукты, которые забирают домой "на халяву", по нескольким покупателям. Все покупки надо обязательно пересчитать и подбить итоговую сумму на калькуляторе самостоятельно, до кассы, и не стесняться тут же у кассы тщательно проверить чек, какие бы козьи морды не строил кассир, и как бы не напирала очередь. Мы - общественная организация (читай - убогие и бедные), нас обижать не просто грех, а уголовщина.
" пирожные должны быть из тех, что меньше пачкаются и крошатся: закрытые "орешки" и эклеры с белковым кремом (бисквитный крем хорошего качества - редкость, лучше не рисковать), рулеты и кексы;
" хлеб для бутербродов используется преимущественно пшеничный, брать его лучше в специализированных старых булочных, а не в ларьках - слишком светлое тесто - верный признак того, что в тесто добавлены так называемые "улучшители";
" колбаса, ветчина, окорок и сыр - всё, что используется для бутербродов, должно быть по возможности нежирным;
" фрукты - не перезрелые, не слишком крупные, привлекательного вида, даже если это в ущерб вкусу;
" если нет возможности закупить для чая или цитронады родниковую воду в пластиковых баклажках, вода из-под крана должна отстояться в течение суток, (как вариант - можно отфильтровать её через "Барьер" большого объёма, но это медленно);
" чай, как показывает опыт, лучше (и выгодней) подавать не в пакетиках, а нормально заваренным в чайнике (можно заранее заварить и принести) и наливать по желанию гостя крепче или слабее;
" холодные напитки (айс-ти, минералка, соки) должны быть ОХЛАЖДЁННЫМИ. Зимой с этим проблем не возникает, в апреле, во время весеннего бала, по идее тоже не должно, но, по крайности, следует прощупать почву насчёт сумки-холодильника, с помощью которой можно делать лёд и кидать по маленькому кубику в стаканчики. В любом случае, ёмкости с напитками должны стоять в максимально прохладном месте. Вариант - термосы, но здесь нужно несколько и большого объёма.

Посуда и инвентарь

Пластиковая посуда закупается из расчёта:
" стаканы 3 шт. на человека (предпочтительно прозрачные);
" кружки для горячих напитков - 1 шт. на человека (при расчётном количестве гостей в 250, примерно 200 кружек);
" тарелочки картонные - 2 шт. на человека (пластиковые тарелочки хуже выглядят, дороже стоят и менее экологичны);
" также необходимы тарелки размером побольше, для подачи пирожных и бутербродов. Лучше всего - из дешёвого фаянса или глиняные. Стеклянные кувшины для напитков у нас уже есть;
" щипцы для бутербродов и пирожных - 3-4 шт.;
" ножи, разделочные доски - по количеству гостей и буфетчиков;
" бумажные салфетки из расчёта 5 шт. на каждого гостя;
" бумажные скатерти - на все столы, как разделочные, так и те, с которых идёт подача; на столы, с которых идёт подача, неплохо поставить небольшие вазочки с цветами или фонарики со свечками. Открытые свечки нежелательно - во избежание.
" коробки или корзины для мусора - 3-5 шт.;
" влажные гигиенические салфетки - по маленькой пачке на каждого, работающего в буфете, или большая упаковка (пластиковая банка) на всех;
" фартуки или передники, желательно белые - по одному на каждого;
" губки и тряпки - по 1 на человека;
" также необходимы баклажки или канистры для питьевой воды (если она не в фабричной упаковке), 1-2 электрочайника, заварочные чайники и термосы;
" для чайников обязательно нужны удлинители. Электрик может дать свои, но не факт, что их хватит. Чем больше, тем лучше.

Лица, работающие в буфете, будь то девушки, юноши или не определившиеся с половой принадлежностью, но имеющие внушительную шевелюру, должны эту шевелюру всячески укрощать посредством резинок, заколок, поварских колпаков или кружевных наколок. Работать в буфете с неубранными волосами - совершенно неприлично и антисанитарно.
Если в непосредственной досягаемости сотрудников буфета нет крана с водой, они должны пользоваться влажными гигиеническими салфетками, которыми очень удобно протирать руки.
По окончании мероприятия работающие в буфете собирают и выносят мусор, приводят в порядок помещение и забирают остатки продуктов. Подносы из-под пирожных, заказанных в столовой МГУ, нужно вернуть как можно скорее. На ночь их можно оставить в ДК у техников.
Особо стоит подчеркнуть, что бесплатному и радушному кормлению на всех мероприятиях подлежит персонал Культурного Центра (инженер, вахта, электрики, завхозы, уборщицы, не говоря уж о дирекции) и охрана, сидящая на входе. Охране обязательно нужно отнести, как минимум, горячего чаю. То же относится к членам клуба, дежурящим на билетах, на входе и вообще в других помещениях и не имеющим возможность отойти в буфет. Их обязательно нужно постоянно подкармливать. А звукооператора вообще кормить на убой.

Уборка, украшение зала, репетиции с роялем, установка света и звука

" уборка начинается не позже, чем за три часа до начала мероприятия.
" подмести пол во всех помещениях, пропылесосить диваны в углах Колонного фойе, для чего надо ЗАРАНЕЕ договориться насчёт предоставления пылесоса у живущих в общежитии;
" расставить стулья по углам зала, расставить необходимую мебель для буфета, гардероба, рекреационной зоны (столы для карточных игр, стулья), продажи билетов и камеры хранения;
" на Весенний бал имеет смысл попросить, чтобы охрана перекрыла лестницу из вестибюля для посторонних - тогда её можно будет вымыть и встречать гостей непосредственно внизу;
" после уборки помещений нужно развесить на видных местах таблички с указателями и программы бала.

Украшать Колонное фойе - задача масштабная, и воздушные шарики не помогут, как бы их ни любил Нуси. Несколько гроздьев можно привязать к колоннам, но это должны быть действительно ВНУШИТЕЛЬНЫЕ гроздья, и дело упирается в деньги. Оптимальный вариант - украсить рекреационную зону - теми же шариками, плакатами, гирляндами. На рояль можно накинуть драпировку и положить цветы. Серпантин и конфетти - вещь отличная, но при малом количестве выглядят убого, а при большом - сильно усложняют уборку. Сталинский ампир хорош сам по себе, и даже в облезлом виде даёт фору любым современным помещениям, так что главное - соблюсти порядок. Из несомненно важных и нужных украшений у нас есть клубное знамя: оно вполне стильное и красивое, но если вешать просто на ширму, сильно проигрывает. Стоит подумать, как в следующий раз прикрепить его повыше, на колонну, например.
О репетициях с роялем следует ЗАРАНЕЕ договориться с Культурным центром. Идеальное время - утро пятницы или субботы, когда никто не мучит рояль. На вахту подаются имена и фамилии музыкантов и точное время. Обычно в субботу фойе свободно до 15.00.

Звуковое оборудование (компьютер, колонки, диски, удлинители, микрофон) должно быть доставлено за 2-3 часа до начала бала (по указаниям звукооператора). В Колонном фойе всё уже отработано, но если придётся что-то делать в другом помещении, возможно, потребуется репетиция.

Свет нам ставят сотрудники ДК. Нужно ЗАРАНЕЕ договориться и конкретно прописать, что именно нам нужно: включить верхние люстры, прожектора, предоставить удлинители и колонки. Они люди понимающие.

Инвентарь:
" швабры, вёдра, щётки, веники и половые тряпки (можно взять у завхоза и (или) позаимствовать у уборщицы); совки (лучше принести с собой, в ДК нормальных нет);
" пылесос;
" спецовки и (или) клеёнчатые фартуки и резиновые перчатки для дежурных;
" скотч и ножницы для табличек и объявлений (лучше непрозрачный или двухсторонний);
" по возможности драпировка на рояль, сухие букеты, гирлянды, шарики;
" удлинители, подсветка для пианиста, пюпитр и микрофон для распорядителя;
" звуковое оборудование, компьютер.


Полиграфия

Приглашения и программки

Ими традиционно занимается наш грозный модератор и занимается успешно. На последнем балу билеты были исключительно стильные, хотя и печатались в цейтноте. Этого, по возможности, нужно избегать. Билеты и вся полиграфия должны заказываться ответственному лицу за месяц, или хотя бы за пару недель до передачи в Культурный центр. Лучше всего раскидать задание на несколько человек.
Что печатаем
" билеты;
" почётные приглашения;
" программки (бала или турнира). В программках желательно печатать схему ДК МГУ и помечать необходимые помещения - ориентироваться в ГЗ непривычному человеку довольно сложно.
" бальные книжки;
" большие программы бала (их можно, в принципе, написать от руки) - они должны висеть на видных местах в зале;
" таблички и указатели;
" списки бесплатных гостей в нескольких экземплярах;
" листки "Для заметок", для развески в туалетах.

Таблички и указатели

"Раздевалки" и "туалеты" бывают в бассейне и спортзале. На светских балах эти помещения обозначаются как гардеробные и дамские (мужские) комнаты или, на худой конец, уборные. Таблички могут выглядеть следующим образом:
" "Дамская гардеробная";
" "Мужская гардеробная";
" "Дамская уборная";
" "Мужская уборная";
" Ladies room
" Gentlemen's room
" "Дамская комната"
" "Мужская комната"
" "Место для курения"
" "Курительная"
" "Буфет"
" "Курение воспрещено"
" "Курение воспрещено. Всего"
" "Камера хранения"

Как показывает практика, всяческие шуточные надписи и рисунки воспринимаются на ура. Флорентовский лис в буфете (жалко, не цветной) и указатель "Вы близки" всем понравились.

Аптечка

На балу должна быть аптечка с минимальным джентльменским набором: валидол, анальгин, нашатырь, но-шпа, активированный уголь, нитроглицерин, охлаждающие пакеты, стерильный бинт, эластичный бинт, йод. Здесь берутся в расчёт только недомогания, которые могут обостриться или возникнуть на балу: сердечная слабость, головная боль (головокружение), несварение, спазмы; ушиб, растяжение. От драк и падений в кринолине кувырком с лестницы храни нас Господь. Отсутствие Катерины ощущается как зияющая брешь в наших рядах, но, в принципе, аптечку можно поручить кому-нибудь из толковых девушек или гвардейцев.
Для турниров список лекарств соответственно расширяется и включает не только вещества, но и существо - квалифицированного медика. Пока есть Тихмянов, но обязательно нужен кто-то ещё.

Оргвопросы

Организационная структура

Включает ответственного за мероприятие, в чьи обязанности входит составление сметы, переговоры с Культурным центром и общее руководство, и шефов рабочих групп. В случае с балом шефы групп отвечают за:

" музыкальную и танцевальную программу;
" буфет;
" охрану, камеру хранения и текущие поручения (обычно гвардия);
" уборку;

Ответственный за мероприятие назначает персональные и групповые задания любого характера: рассылка приглашений почётным гостям, закупка подарков, приглашение музыкантов и фотографов, работа с прессой и, конечно же, частично занимается всем этим сам. Основное достижение всей команды в том, что удалось сразу разграничить "сферы влияния". Нам с Норкой не нужно было переживать за печать билетов, организацию буфета или за установку музыки и составление танцевальной и музыкальной программы - все работали самостоятельно, в соответствии с поставленными задачами.

Организационное собрание

Лучше провести их несколько, но последнее должно быть минимум за неделю до бала (турнира). "Наряды", то бишь, технические задания выдаются всем в письменном виде. Например:
"Ксения - покупка подарков, буфет. Выдано клубных денег - 800 рублей. Подарки: бабочка двойная шёлковая; чайник сувенирный с чаем; веер сувенирный. Адрес магазина …, ориентировочные цены. Явиться в воскресенье к 11 00. Принести нож и передник".

Ксения вообще человек пунктуальный, но ей, как минимум, пригодились адреса магазинов, которые дал Териен. Педант посмеётся и сохранит бумажку на память - он и так не забудет, а раздолбаю поможет.
Запись дублируется в списке заданий у главного организатора. Накануне желательно провести контрольный обзвон - все ли готовы, всё ли сделано, что должно было быть сделано заранее.

За все товары, продукты и услуги, имеющие хоть какое-то отношение к организации клубных мероприятий, нужно брать товарные и кассовые чеки. Чеки передаются ответственному за смету для отчётности.

Неизменная наша головная боль - транспорт. Нещадная эксплуатация двоих-троих водителей продолжается уже несколько лет. Надо привлекать новые ресурсы. Купил тачку - подвези F5 System с колонками! И не забудь чек за бензин.

Рассылка приглашений

Приглашать надо, в первую очередь, наших непосредственных шефов: ректора, проректоров (особенно тех, кто дал нам рекомендации), руководство КЦ и представителей местных коллективов. Обязательно звать всех знакомых журналистов (желательно не сильно пьющих) и фотографов. Приглашения почётным гостям нужно доставить минимум за неделю, журналистам звонить и напоминать как можно чаще (во избежание).

Продажа билетов

На продаже билетов должно сидеть минимум два человека, каждый проданный билет должен регистрироваться письменно или забиваться в электронную записную книжку (наладонник, ноутбук). Итоговая сумма выручки регистрируется письменно. Ответственными за выручку до конца продажи билетов являются те, кто билеты продаёт. Выручка, все документы и оставшиеся билеты сдаются для подведения баланса и расчётов с администрацией ответственному за смету. Казначей получает чистые деньги (компенсация накладных расходов + прибыль) после расчётов с администрацией.

Инвентарь:
списки бесплатных гостей и должников по взносам, ножницы, ручки, скотч, степлеры, блокноты, калькулятор, электронная записная книжка или наладонник (ноутбук). На билетах и у нашего поста охраны должен быть хотя бы один мобильник.


Некоторые протокольные требования

На прошедшем балу было введено подобие дресс-кода для кавалеров. Результаты получились самые благоприятные (Немезидовский серый костюм с искрой будет долго тревожить воображение дам). На достигнутом не стоит останавливаться, поскольку отдельные недоработки были. Предполагается, что на следующих балах дресс-код будет ужесточаться и различные вольные допущения вроде твидовых пиджаков с джинсами или бархатных тряпок анилиновых цветов, претендующих на реконструкцию, уже не пройдут. Относительно дам - тема щекотливая. Есть отличные примеры, когда дамы со вкусом и шармом носят мужские маскарадные костюмы (всем, полагаю, запомнился очаровательный мавр из "Миндон Энвина"), но есть определённый контингент, который просто необходимо призвать к порядку. То же относится к причёскам. Распатланных экземпляров наблюдалось немного, но наблюдались, надо искоренять. В общем и целом: даёшь фрак народа!
Относительно турниров положение несколько иное, но, полагаю, нелишне будет ненавязчиво напомнить гостям, что турнир по историческому фехтованию всё-таки не матч "Спартак-Зенит" со всеми вытекающими, а светское мероприятие, на котором неплохо бы появиться в приличном (цивильном или реконструкторском) виде.
Глубокие и тяжкие сомнения вызывают у меня форменные рубашки гвардии. На фоне нормальных костюмов и реконструкторских прикидов они смотрелись просто нелепо. То есть, различительную функцию, конечно, выполняли, но лучше всё-таки их сменить на что-то более ненавязчивое вроде нарукавных повязок или крупных шевронов с кленовыми листиками.
Ваську в кожаной жилетке больше не пустим, а Нуси заставим сшить смокинг.

Вопрос организации танцев не в моей компетенции, надеюсь, Териен, Лёня или Ростик напишут что-нибудь отдельно. На память могу привести одно соображение Териена: должно быть больше танцев со случайным выбором партнёра. Так оно действительно как-то справедливее.
В устройство турниров я также, по понятным причинам, предпочла не углубляться. Здесь слово за Ветром и компанией - может быть, что-нибудь выложат.

В заключение скажу, что, вопреки видимости, большинство перечисленных пунктов требуют не столько материальных вложений, сколько элементарной организованности. В клубе уже почти сто человек и делать всё "по умолчанию", пользуясь услугами нескольких наиболее ответственных товарищей, больше невозможно. Каждый, кто желает поучаствовать в организационной работе, должен получить возможность это сделать и чему-то научиться. Собственно, ради этого данная методичка и написана.
Ещё отмечу, что наиболее затратной статьёй расходов для бала остаётся буфет, для турнира, соответственно, - питание участников, в то время как основу благоприятного впечатления составляет нормальная организация гардероба, камеры хранения и санитарных удобств. Наш Шарик разовьётся в необычайно высокую психическую личность.

Искренне ваш
Ватель Церберович Преображенский

Хотелось бы раздать мои запоздалые личные спешал сэнксы тем, без кого нормальное проистекание Зимнего бала и, как следствие, написание этой статьи было бы невозможным:

Алексею Письменюку и Ване Поморцеву за безотказную, ненавязчивую и грамотную помощь всюду и везде; Ксении Седенковой за великолепные подарки для конкурсов и неотразимое личное обаяние, проявленное в буфете; Алексею Маслову, Ане Федосеенко, Пете и Мите Филимоновым, которые всегда были на подхвате; Пете Салтыкову, Антону Митрофанову, Алексею Черткову и Артёму Богданову, за то, что всё успевали и ничего не забывали; неподражаемой команде федаинов Вика, трудившейся в буфете, Жене Гайсиной за голливудскую улыбку и прекрасное знамя; Лене Ентиной за дипломатические таланты, проявленные в ректорате; Диме Фадееву за доблесть и предоставленный пылесос; Ярославне за Золушек, стильные билеты и кроткого Нуси; Елизавете Степановне Ковалёвой за экспедиторские таланты и шуструю Норку; шустрой Норке - за шустрость, хитрость, сметливость, чай и вкусное печенье; Ольге Юрьевне Молодых за мужественное укрощение расстроенного рояля; Тюхинс - за то, что всё-таки не убила Василиска; Ранди и Ростику за эталонную эленность и безуховость, Лёне - за байроническую меланхолию и стильную жилетку, Эмме Михейкиной и Ане Новицкой, за то, что пришли и украсили, Кирюше, Андрею Шубенкову и Юре Волкову - за энтузиазм…
А без Вика Дёмина, Серёжи Синицына и Териена сидели бы мы голодные и без музыки.

Наилучшие регардсы Надежде Викторовне Громовой, инженеру ДК Алексею Романовичу и его команде, завхозу Александру Сергеичу - за моральную поддержку, установку света, швабры, тряпки и удлинители.

Пушкину Александру Сергеевичу - за благосклонное внимание, Горькому Алексею Максимычу - за то, что не мешал.